Jürgen Lindner/JL	D 45149 Essen, 15.04.2004

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Ordnung beim Schreiben - Teil 2

Der wichtigste Aspekt, um diesem Anspruch im größeren wie im kleinen, privaten Büro gerecht zu werden, besteht darin, Dateien so geordnet zu benennen und abzulegen,

- daß sie niemals (von wem auch immer) versehentlich überschrieben werden, damit für immer verschwunden sind und

- daß man sie bei systematischer, gezielter Suche jederzeit leicht wiederfindet.

(Eindringlich sei daran erinnert, daß einmal fertiggestellte Schriftstücke oft ein sehr kostbares Gut darstellen: Mitunter aus vertraglichen Aspekten, im einfachsten Fall dem reiner Schreibarbeit, oft aber auch aufwendiger Korrekturlesung. Erneutes Schreiben allein behebt solche Verluste nur teilweise, beinhaltet immer nämlich die Gefahr erneuter Fehler ... )

Heutige Betriebssysteme stellen es ihren Benutzern weitgehend frei, neue Dateien auch unter Phantasie-Namen abzuspeichern, das "Wohin" ist schon eine andere Frage ...

"Moderne" Textsysteme hingegen nehmen ihren Benutzern manch solche Entscheidung schlichtweg aus der Hand, - und das ist nur auf den ersten Blick eine gute, weil scheinbar bequeme Lösung: Tatsächlich entstehen durch dieses "komfortable" Verfahren im Laufe der Zeit Mengen an Dateien mit nichtssagenden Bezeichnungen, die man samt ihrer Dateiinhalte schon nach kürzester Zeit kaum noch überschaut. Manche Textsysteme benennen solche Dateien ganz unbekümmert nach dem Anfang des geschriebenen Textes "Sehr geehrte Damen und Herren ", oder nach dessen Betreff "Meine Bestellung".

Wenn's gut geht, fügen sie gleichartig beginnenden Bezeichnungen eine Ordnungsnummer an. So häufen sich mit der Zeit Dutzende von "Damen und Herren" und "Bestellungen" in einem einzigen Verzeichnis, dessen Wahl nicht etwa der oder die Schreibende getroffen hat: Nein, auch das hat ein wildfremder Programmierer im fernen Amerika für alle Kunden auf gleiche Weise "geordnet".

So nimmt denn das Unheil, hier "Unordnung" genannt, mehr oder weniger unbemerkt seinen Lauf, bis zu jenem nicht allzu fernen Tag, da man ein wichtiges Schreiben wieder einmal braucht. Da Novizen moderner Textsystem mit gleichzeitig erworbener Euphorie meist auch die konventionelle Schriftablage von heute auf morgen einstellen, sind "Verluste" an Schriftstücken geradezu programmiert.

Dabei liegt das kostbare Dokument tatsächlich - aber als eines von ungezählten "Damen und Herren" getarnt - unauffindbar unter vielleicht einigen hunderten mit ähnlich klingender Bezeichnung auf der Festplatte.

Diesem Schreckens-Szenario entgeht man zuverlässig durch zwei eminent wichtige Grundsatzentscheidungen, die allein beim Start nicht mehr als etwas Gehirnschmalz kosten. Diese beiden Grundsätze bestehen darin,

A)	Dateien, hier Schriftstücke, streng und grundsätzlich nach einheitlichem Schema zu benennen. Dies gilt für jede Firmenorganisation wie für jeden Privatbetrieb, solange dort nicht nur an eine Handvoll Briefpartner oder über ebenso wenige Sachthemen geschrieben wird. (... was sich nach anfänglicher Zurückhaltung übrigens recht schnell ändern kann!)

Wichtig ist dabei, daß die gewählte Struktur aus sich selbst heraus auch eine klare ("sprechende"!) Aussagekraft über wichtige Eigenschaften eines Schriftstückes besitzt, nämlich:

Welcher Art ist dieses Schriftstück, - wann ist es entstanden?

Wie wir sehen werden, ist diese Datei-Nomenklatur eine höchst einfache wie komfortable Sache, die ein für alle Mal sämtliche Organisations-Bedürfnisse des Schreibbetriebes abdeckt.

B)	Ein System der wichtigen, bereits vorkommenden oder voraussehbaren Sachthemen und / oder der Firmenorganisation zu kreieren. Diese Struktur (Beispiel folgt bald) ist dann leicht auch in Form von dafür vorzusehenden Datei-Verzeichnissen auf der Festplatte (im Größeren in komplexen Netzwerken!) zu realisieren. Diese Aufteilung erlaubt ebenso geordnete und durchschaubare Ablage nach Arbeitsgebieten. Wir werden sehen, daß sich damit Disziplin zu korrekter Ablage - ohne unnötige Einengung, eher zum Vorteil des Benutzers, sogar automatisieren läßt.

Dieser Gedanke ist keineswegs etwa neu: Jede konventionelle Schrift-Ablage ordnet so auch ihre Vorgänge in fein säuberlich zugeordneten Aktenordnern, etwa nach Lieferanten oder Kunden, nach Projekten oder Mitarbeitern. So also, wie jede Bürokraft dies kennt, wie aber auch in jedem geordneten (!) Privathaushalt gang und gäbe.

Ordnung und Organisation in Dateiverzeichnisse überführt hat hingegen den unschätzbaren Vorteil, daß man diese bei Bedarf leicht, flexibel und schnell allein am Schreibtisch und am PC-Arbeitsplatz ändern kann.

Wenn für den Betrieb eines Textsystems - einer Firma, eines Büros oder Privathaushaltes - diese beiden organisatorischen Voraussetzungen erfüllt sind, ist auch dessen zuverlässige Ordnung für alle Zukunft gewährleistet!

Wie funktioniert dies nun praktisch?

Schon um 1990 hat ein engagierter WordPerfect-Nutzer die ebenso einfache wie ideale Struktur für eine universell verwendbare Dateibezeichnung vorgestellt1:

a.)	Diese sieht sich an erster Stelle einen Kennbuchstaben für die Art des Schriftstückes vor, etwa ein 'B' für 'Brief', 'V' für 'Vermerk', oder 'F' für 'Fax'. (Bei 25 Buchstaben im Alphabet, groß oder klein spielt hier keine Rolle, ist für Bedürfnisse aller Branchen und jeden Geschmack sicher etwas dabei.)

b.)	Als zweites folgt eine laufende Ziffer von 1 bis 9 ( - je nach Geschmack ist wahlweise auch der Bereich 1 bis 0 oder 0 bis 9 möglich.).

c.)	Die Stellen drei bis acht füllt man mit den Ziffernwerten für den laufenden Tag, den laufenden Monat und für das laufende Jahr in zweistelliger Form. Zahlenwerte kleiner 10 erhalten eine "führende Null".

d.)	Schließlich braucht eine komplette Dateibezeichnung nach den Konventionen des jeweiligen Betriebssystems auch eine Dateierweiterung (oder "Extension"), durch einen Punkt vom vorderen Teil des Dateinamens abgetrennt. Deren Inhalt wird ebenfalls nach Vorgabe durch das Betriebssystem festgelegt.

Nun wird alles ganz plausibel und einfach:

Die Datei	B1150404.WPD

verkörpert den Brief mit der laufenden Nummer 1 vom 15.04.2004 - dabei handelt es sich um ein WordPerfect- Dokument.

Die Datei	V1150404.WPD, die der geneigte Leser vor sich sieht, ist ebenso der unter WordPerfect am heutigen Tage entstandene Vermerk Nummer 1.

(Selbstverständlich ist das Verfahren auf jeden Dateityp anwendbar!)

Zwei kleine, historisch bedingte Einschränkungen können wir in der Praxis getrost außer acht lassen. Dabei sei daran erinnert, daß dieses Bildungsgesetz für Dateinamen bereits auch für Dateien unter dem Betriebssystem DOS mit seiner "Acht plus Drei-Konvention" für Dateibezeichnungen galt. (Dateinamen dürfen maximal acht Zeichen lang sein, plus maximal drei Zeichen für die Dateierweiterung enthalten). Für Umsteiger muß dies auch weiterhin Geltung haben.

Die nur zweistellige Jahreszahl ist rein theoretisch für Kalenderjahre in Nähe eines Jahrhundertwechsels nicht unbedingt ideal, praktisch erledigt sich dieses Problem durch reine Plausibilität aus der maximalen Lebensdauer von Dokumenten.

Die Art der Namensbildung beschränkt aus demselben Grund die Zahl benennbarer Dokumente auf maximal neun, mit einem kleinen Trick auch auf zehn, - in jedem angelegten Verzeichnis wohlgemerkt!

Bei entsprechender Planung der Dateiverzeichnisse ist auch das ein eher theoretisches Problem. Wer die Zahl benennbarer Dokumente trotzdem über zehn hochschrauben will, "bastelt" sich dazu ein Zahlensystem - ähnlich dem hexadezimalen - das auf die Ziffer neun jeweils einen der 25 Buchstaben des Alphabets folgen läßt: Bitte lassen Sie sich versichern, daß das die Lösung eines Problems ist, das in der Praxis nie auftritt.

Warum dieses Verfahren zur Dateibenennung auch im Schreiballtag so unglaublich praktisch ist, werden wir genauer bei der Vorstellung eines WordPerfect-Makros zur automatischen Vergabe von Dateinamen erfahren.

Hier sei nur soviel vorausgenommen, daß dessen Wirkungsweise immer davon ausgeht, jede neue Datei zunächst unter der laufenden Nummer 1 zu speichern. Meldet das Betriebssystem, daß die Dateibezeichnung mit dieser Ziffer bereits vergeben ist, inkrementiert das Programm die laufende Ziffer um 1, bis ein freier Dateiname erreicht ist. Hierunter wird die neue Datei abgespeichert.

Der Vorteil im Sinne von Zuverlässigkeit und Fehlerabwehr besteht insbesondere aber darin, daß eine Schreibkraft sich niemals auch nur den Kopf darüber zu zerbrechen braucht, unter welch möglichst sinnvollem Namen sie eine neue Datei ablegen soll und darf, ohne dabei bereits vorhandene zu überschreiben, damit zu zerstören.

Im Schreiballtag soll sie durchaus aber an der Entscheidung mitwirken, in welches Sach-Verzeichnis eine anzulegende Datei sinnvollerweise gehört, dorthin auch geschrieben wird, damit man sie bei sachgerechter Suche auf Anhieb wiederfindet.

Wie wir inzwischen wissen, steht uns dafür nicht mehr nur das eigentliche Such-Kriterium nach Themen-, Sachgebiet oder Autor zur Verfügung, sondern dank der "sprechenden" Dateibezeichnung auch der Zeitpunkt ihrer Entstehung. Diesen kann man mit intelligenter Suche unter Zuhilfenahme von "Wildcards" vortrefflich eingrenzen.

Diese grundsätzlichen Betrachtungen sollen für die heutige Lektion einmal ausreichen. In den kommenden Folgen werden wir praktische Beispiele für den heutigen Stoff kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen

// E:\VRR\JL\HOMEPAGE\HPWPTEXT\V1150404.WPD