Jürgen Lindner/JL	D 45149 Essen, 05.04.2004

E:\VRR\JL\HOMEPAGE\HPWPTEXT\V1050404.WPD	Robert-Schmohl-Platz 4

fon: +49 201 871 59 55

fax: +49 201 871 59 56

mail@lindner-essen.de

Vermerk

Betreff:.

Ordnung beim Schreiben (Teil 1)

Ursprünglich wollte ich diesen Arbeitstitel "Ordnung im Schreibdienst" nennen, vielleicht aber hätte das für manchen Leser eher so geklungen, als ob die Regeln, die ich hier abhandeln will, nur für den beruflichen Schreiballtag gälten. Aber genau das möchte ich nicht!

Die Grundsätze, über die ich hier berichten will, sind zwar unter Bedingungen des Schreibbüros einer großen Abteilung mit zahlreichen Autoren, umfangreichen Projekten und hoher Arbeitsbelastung - gerade im Schreibdienst - entstanden.

Bei sachlicher Analyse wird sich nämlich zeigen, daß diese auch bei viel bescheideneren Ansprüchen jedes privaten Schreibbetriebs maßgeblich zur Erleichterung des Arbeitsalltages beitragen. Dies alles bedingt keinerlei besonderen Aufwand, - besteht vielmehr nur aus einigen wichtigen Grundüberlegungen.

Diese erstrecken sich einmal zwar auf Einhaltung klarer Standards für ein übersichtliches Erscheinungsbild der Schriftstücke. Dabei braucht man auf gewissen "Komfort" in der Gestaltung keineswegs zu verzichten, - ganz im Gegenteil.

Viel wichtiger aber sind strenge Regeln darüber, daß man und wie man jedes entstehende Schriftstück als eigenständige Datei auffaßt, es so auch benennt und schließlich ebenso streng geordnet ablegt!

-	Ich selbst habe Schreibbüros kennengelernt, in denen man lieber umgekehrt vorgehen wollte, - nach "individuell-kreativen" oder "unbürokratischen" Vorstellungen beliebiger Mitwirkender also. Das aber kann - wenn überhaupt, - auf Dauer nie gut gehen, schon gar nicht in Firmen. Bei privaten Schreiber/Innen übrigens auch nicht: Darauf werden wir wohl oder übel noch einmal zurückkommen müssen!

-	im sogenannten "guten" alten Büro fristete jedes erstellte Schriftstück, hängend, stehend, liegend, bis zur altersbedingten Entsorgung ein mehr oder weniger anonymes Dasein in Akten-Ordnern mit imposanten Rückenaufklebern bekannter Firmen:

Chronologisch waren dort alle, - je nach Geschmack der jeweiligen Büro-Herrin zwar - auf- oder absteigend sortiert. Immerhin gab's auch damals schon "Trennblätter" zwecks säuberlicher Unterscheidung zwischen wichtigen Oberbegriffen wie etwa "Kunden" oder "Gegnern" (Dieser feine Unterschied war - zumindest in manchen Häusern - auch damals schon ohne besonderen Belang ...)

-	Immerhin aber trugen die Aktenordner auf ihren Rückenschildern manchmal zwar etwas mystische Bezeichnungen von Merk-Malen, - je nach Geschäftsfeld der Firma, von der jeweiligen Büro-Herrin mehr oder weniger sinnvoll ausgedacht.

Solche althergebrachten Ordnungs-Merkmale, so einfach sie auch immer sein mochten, sind in manchen Büros mit Einführung des Computer-gestützten Schreibdienstes offenbar aber total in Vergessenheit geraten:

Da wurden soeben geschriebene Dokumente dann - wenn überhaupt - samt und sonders unter so bedeutungsvollen Bezeichnungen wie "uschi" oder "helga" abgelegt.

Nach ersten schmerzlichen Verlusten wurde dieses Ablage-"System" vielleicht auf "uschi1" bis "uschi999" erweitert. Bei der Suche nach wichtigen Informationen half das freilich wenig, wenn die Urheberin dieser "Ordnung" gerade mal nicht im Büro weilte, aber auch sonst hatten solche Systeme durchaus ihre Tücken.

Wen wundert's eigentlich, daß man angesichts tränenüberströmter Schreibkräfte unter solch phantasievollen "Dateibezeichnungen" kaum je Brauchbares wiederfand:

Wichtige Schriftstücke waren damit halt endgültig "weg", mußten unter viel Zeitaufwand unter erneuten Rückfragen beim Autor, viel schlimmer aber

-	dies unter dem Risiko zahlreicher erneuter Schreibfehler samt Korrekturlesung

-	von A bis Z neu erstellt werden.

Und nicht nur das:

-	oft sahen und sehen solche Ressourcen an Arbeitskraft und Know How gleich ab Entstehung auch erneutem Verlust entgegen.

Wie wichtig es sein kann, früher abgelegte Schriftstücke, etwa als Beleg für damaliges Handeln, zielsicher wiederzufinden, zeigt sich oft schon im Privathaushalt. Im rauhen Alltag eines Ingenieurbüros aber kann dies im mildesten Fall darüber entscheiden, ob ein Dokument (hoher Verbindlichkeit gar), das einige hundert Seiten umfaßt, unter Termindruck, damit hohem Aufwand neu erstellt werden muß.

Zwischenfälle in diesem Zusammenhang - Resultat schlichter Managementfehler bei Organisation und Personalführung - wurden und werden immer noch gern unter den Teppich gekehrt: Welcher "Manager" gibt sich schon gern mit solchen "Trivialitäten" wie dem firmeneigenen Schreibdienst ab ...

Dabei ist all das recht einfach, am einfachsten sogar, wenn man sich selber gute Regeln gibt, diese auch vom ersten Tag an einhält.

Um Größenordnungen besser noch wird das Ganze, wenn es gelingt, die Einhaltung aus sich selbst heraus, damit ohne jeden spürbaren Zwang und ohne menschliches Zutun zu automatisieren. Bei diesem letzteren Gedanken liegt das Hauptgewicht weniger auf dem Motiv "Rationalisierung durch Arbeitseinsparung", sondern vielmehr auf der Vermeidung menschlicher Fehler,

oder, - um es ganz simpel auszudrücken:

-	was man gar nicht erst zu tun braucht, kann und darf man in aller Ruhe vergessen,

-	auf diese Weise kann man zumindest dabei auch keine Fehler machen!

Liebe Freunde:

Nach diesen Eingangsüberlegungen wollen wir uns in der Folge etwas gründlicher mit den Aufgaben sinnvoller Benennung von Dateien wie auch deren Ablage und Archivierung - im großen wie auch im kleinen Schreibbetrieb - beschäftigen.

Für diesmal

mit freundlichen Grüßen